Miltä kuulostaa työhaastattelu, joka alkaa aamuyhdeksältä, loppuu virka-ajan päättyessä ja sisältää tapaamisia sekä esihenkilön, alaisten että kirjaston korkeimman johdon kanssa? Myös lounastauko vietetään rekrytoijien kanssa ja joskus päivä saattaa jatkua vielä illallisella. Päivän mittaan pidät myös esityksen, jota voi tulla kuuntelemaan kuka vaan rekrytoivan kirjaston työntekijöistä.
Ensimmäisten UMD-viikkojeni aikana eräs kiinnostavimmista asioista on ollut päästä tutustumaan rekrytointikäytäntöihin, jotka poikkeavat suuresti Suomen mallista. Rekrytointiprosessi ei välttämättä ole täysin identtinen kaikkialla, mutta menettely ilmeisesti on tyypillinen. Syyskuun alussa UMD:ssa haastateltiin kandidaatteja kahteen tehtävään Head of Resource Sharing & Reserves sekä Preservation Librarian. Ymmärrykseni mukaan tehtävät olisivat Suomessa lähinnä kirjastonhoitaja/informaatikko-tasoa, mutta työnkuviin tuntui kuuluvan myös tiiminvetäjä-tyyppistä vastuuta ja jokunen alainenkin. Tämän tehtävän yläpuolella tässä noin 200 työntekijän kirjastossa (luvussa ei ole mukana opiskelija-assistentteja tai tuntityöntekijöitä, joita on lukuisia!) on kuitenkin useampi porras: päälliköt (director), apulaisjohtajat (associate dean) sekä kirjastonjohtaja (dean).
Käsittääkseni kirjastojen rekrytoinnit Suomessa noudattavat pitkälti kaavaa a) hakemus liitteineen sähköisen lomakkeen kautta, b) 30-60 minuutin työhaastattelu, jossa haastattelijoina on yleensä päällikkö- ja johtotason henkilöitä tai pienemmissä organisaatioissa myös saman tason ihmisiä tai kirjaston ulkopuolisia henkilöitä ja c) valinta. Yhteydenotot suosittelijoihin ja toinen haastattelukierros lienevät melko tavallisia, päällikkö- tai johtotason tehtäviin saatetaan teettää psykologiset testit. Olen myös kuullut tapauksista, joissa hakijalle on annettu ennakkotehtävä, mutta tavaksi asti en ole kuullut tämän nousseen.
Rekrytointiprosessi yhdysvaltalaisissa yliopistokirjastoissa alkaa hakukomitean (search committee) valinnalla. Komitea koostuu samalla organisaatiotasolla toimivista henkilöistä ja usein mukana on myös valittavan henkilön tulevia alaisia. UMD:hen valittiin myös uusi kirjastonjohtaja tänä vuonna ja tämän valintaa koordinoivassa komiteassa oli mukana myös kirjastonhoitajia. Hakukomitea esimerkiksi muotoilee hakuilmoituksen, käy läpi hakemukset ja on keskeisessä roolissa valitsemassa sekä ensimmäiseen puhelinhaastatteluun että lopulliselle haastattelukierrokselle valittavia. Komitean jäsenet myös haastattelevat hakijoita molemmissa vaiheissa ja koordinoivat haastattelupäivää.
Ylläolevasta kuvasta näkee haastatteltavien esimerkkipäivän UMD:ssä. Päivän rakenne on standardoitu, jotta kaikilla hakijoilla olisi mahdollisimman sama kokemus. Jokainen tähän pisteeseen asti päässyt hakija saa kokonaisen päivän aikaa hyvän vaikutelman tekemiseen, mutta kaikki valintaan osallistuvat henkilöt eivät välttämättä vietä aikaa yksittäisen hakijan kanssa sen enempää kuin Suomessakaan. Kauempaa tulevat hakijat lennätetään paikalle rekrytoivan organisaation kustannuksella ja osalle matka voi olla hyvinkin pitkä. Päivä sisältää erilaisia haastattelutilanteita ja myös luennon, jonka hakija valmistelee etukäteen annetusta aiheesta.
Esitelmä muistuttaa Suomessa yliopiston opetustehtäviin annettavaa opetusnäytettä. Siihen on varattu tunti aikaa, mutta itse luennon kesto on puolisen tuntia ja yleisön kysymyksille on jätetty aikaa. Käytännössä kuulijoita oli seuraamissani kolmessa esityksessä paikalla 15-25 kappaletta. Head of Resource Sharing & Reservesin tiivistetty esitelmäaihe oli: “What are the major challenges and opportunities in resource sharing today, and how would you approach them in this position?”. Käytännössä luennoissa puhuttiin kaukolainausprosessien kehittämisestä käytännön tasolla, kuten esimerkiksi lainojen toimitusaikojen lyhentämisestä tai asiakkaille suunnatun terminologian selventämisestä. Tämä yllätti minut, koska otsikon perusteella ajattelin sisällön olevan jotain paljon korkealentoisempaa! Usein hakijat kertoivat esitelmissä aikaisemmista työtehtävistään ja siitä, miten ovat ratkaisseet vastaan tulleita haasteita.
Miksi näin raskas rekrytointiprosessi? Ensinnäkin pitää muistuttaa, että esimerkkitapauksessa on kyse tenure-tehtävistä, mikä tarkoittaa paikallisittain tavallista turvallisempaa työpaikkaa. Sanoisin, että tenure-pesti tarjoaa huomattavasti vakaamman aseman kuin työsuhde suomalaisessa korkeakoulussa 2000-luvulla! Lähestään kaikki kirjastojen työtehtävät eivät ole tenure-tehtäviä, mutta en ole saanut yksiselitteistä kuvaa siitä, millä perusteella joku tehtävä on tenure ja joku ei – ainakin opettavat kirjastonhoitajat kuuluvat tähän joukkoon. Itse asiassa koko maan tasolla ei olla yksimielisiä siitä, onko tenure-status tarpeellinen tai hyödyllinen asia kirjastolaisille ja jotkut kirjastot ovat sen käytöstä luopuneetkin viime vuosina.
Tenure-aseman saavuttaminen ei kuitenkaan ole varma asia työpaikan saamisen jälkeenkään, vaan lopullista asemaa voi hakea vasta vuosien työskentelyn jälkeen ja siihen tarvitaan tiettyjä meriittejä. Joskus tenure-statuksen voi siirtää uuteen työpaikkaan mukanaan, mutta se vaatii erillistä neuvottelua. Käytössä ei ole samantyyppistä koeaikaa kuin Suomessa, mikä on taustatekijä sille, että jo rekrytointiprosessin aikana halutaan saada mahdollisimman paljon tietoa hakijoista.
Minulle uuteen rekrytointitapaan tutustuminen sai minut pohtimaan sitä, mitä eri tavoissa oikeastaan testataan. Ytimessä toki on se, minkälaista osaamista hakija osoittaa, mutta suomalaisittain lyhyt haastattelu todennäköisesti suosii itseään ytimekkäästi ilmaisevia henkilöitä, jotka eivät jäädy uusissa sosiaalisissa tilanteissa. Yhdysvaltojen pitkä haastattelupäivä lukuisine osineen heittää vastaan niinikään lukuisia uusia sosiaalisia tilanteita ja ihmisiä ja on eittämättä hakijalle raskas. Pitkä päivä tarjoaa kuitenkin yhtä haastattelua monipuolisemman tavan kertoa osaamisestaan, koska rekrytoijia kohdataan sekä kahden kesken, pienen ryhmän haastattelutilanteessa ja myös julkisessa esitystilanteessa. Kiehtovaa on myös se, että rekrytointiprosessiin osallistuvat tahot muodostavat itsenäisesti eri tapaamisissa kuvan valittavasta henkilöstä, eivätkä kaikki tapaa kandidaatteja yhdessä ja samassa haastattelussa. Rekrytointiprosessin aikana siihen eri rooleissa (esim. hakukomitean jäsen ja esihenkilö) osallistuvat henkilöt eivät saa keskustella suoraan keskenään hakijoista tai koko prosessista, vaan viestien välittäjänä toimii yliopiston HR-osasto.
Se, testaako kumpikaan hakuprosessi niitä taitoja, joita työssä tarvitaan, on toinen asia ja tämä lienee ikuisuuskysymys rekrytoinneissa alasta ja maailmankolkasta riippumatta. Takaako hyvä vaikutelma sen, että henkilö suoriutuu hyvin työstään? Mittaako haastattelu sitä, miten joku oikeasti toimii työyhteisössä? Tuovatko lukuisat eri haastattelutilanteet lopulta ratkaisevaa uutta tietoa hakijasta enää tietyn pisteen jälkeen? Yhdysvalloissa myös henkilöt, joiden työhön ei juurikaan kuulu julkisia esiintymisiä pitävät rekrytointitilanteessa luennon eli esiintymisen yhteys tehtävään ei ole yhtä suoraviivainen kuin suomalaisessa opetushenkilökunnan opetusnäytteessä. Toisaalta luennon pitäminen tarjoaa tilaisuuden rauhassa etukäteen miettiä annettua aihetta ja sitä, mitä siitä ja omasta osaamisestaan tehtävän suhteen haluaa kertoa. Tähän työhaastattelu, jonka kysymyksiä voi vain arvailla etukäteen, ei tarjoa hyvää mahdollisuutta.
Prosessin julkisuus tuntuu minusta hämmentävältä. Haastatteluihin valitut noin neljä kandidaattia julkistetaan kirjaston sisäisillä sähköpostilistoilla ja kuka tahansa voi mennä kuuntelemaan hakijoiden esitelmiä ja esittää kysymyksiä ja kommentteja. Pienen alkukankeuden jälkeen kysymyksiä aina tulikin useampia. Suomen kaltaisessa pienessä maassa ja pienissä kirjastopiireissä vastaava menettely kuulostaisi omaan korvaani lähinnä kiusalliselta, vaikka toki Suomessakin hakijoiden nimiä joskus julkistetaankin. Silloin kun ei tule valituksi, voi olla lohdullinen ajatus, että vain muutama ihminen kuuli, mitä menit haastattelutilanteessa möläyttämään!
Kuka valinnan lopulta tekee? Kuka tahansa kirjaston työntekijä voi nettilomakkeen avulla kommentoida hakijoiden pitämiä esitelmiä. Vastaukset menevät hakukomitealle, joka työstää niiden ja omien havaintojensa perusteella koosteen hakijoiden vahvuuksista ja heikkouksista, mutta ei anna suoranaista suositusta siitä, kuka valitaan. Valinta tehdään lopulta kuitenkin esihenkilö- ja johtoportaassa. Vielä en tiedä, onko nyt UMD:ssa auki olleisiin paikkoihin valittu joku niistä henkilöistä, joiden esityksiä olin seuraamassa.
Pidän joka tapauksessa ajatuksesta, että laajempikin työyhteisö voi osallistua prosessiin jollain tavalla. Itse asiassa tämän päivän lounasseurani, pitkän linjan kirjastonhoitaja UMD:sta, oli suorastaan hämmästynyt siitä, että Suomessa kaikki eivät vastaavalla tavalla voi osallistua prosessiin. Osallistaa voisi varmasti myös muilla tavoin kuin julkisten esitysten kautta, esimerkiksi keräämällä ideoita haastattelun kysymyksistä tai tarvittavasta osaamisesta tai vaikka pyytämällä kommentteja hakuilmoituksen muotoilusta.
Toinen asia, josta pidän paikallisessa rekrytointikulttuurissa on tietoinen pyrkiminen kohti moniäänistä ja -muotoista työyhteisön saavuttamista (siihen, kuinka hyvin tämä toteutuu en osaa ottaa kantaa!). Lomakkella, jolla työyhteisön jäsenet voivat antaa palautetta julkisista luennoista luentoja todetaan suoraan, että kommentteja “sopivuudesta” (fit) pitää välttää. Itse oikeastaan pidin itsestään selvänä, että aina etsitään “sopivaa” tai “hyvää tyyppiä”, mutta kuulin, että täällä mielletään asia ennemminkin niin, että jos tarkoituksella etsitään sopivaa henkilöä, päädytään helposti rekrytoimaan henkilö, joka on liian samanlainen kuin valitsija.